Гост по заверению копий трудовых книжек

Как по новому ГОСТу заверить копию трудовой, если она хранится в сейфе? Ответ из Роструда

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов». Этот документ требует, чтобы помимо записи «Копия верна» ответственное лицо указало место, где хранится подлинник. В частности, необходимо указывать номер дела и год. Однако если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.
Вот конкретный пример записи, которую должен сделать кадровый работник в этом случае: Верно Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация».

Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И. 02.07.2019 Хотя вступление в силу нового ГОСТа в делопроизводстве перенесли на год (официально он должен вступить с 1 июля 2019 года), некоторые организации уже перешли на его требования.

Новый ГОСТ по заверению копий трудовых книжек

введение нового стандарта отложено на год (). С 01.07.2019 ГОСТ 6.30-2003 утрачивает силу ().

На смену ему придет ГОСТ Р 7.0.97-2016. Что изменится в заверении трудовой книжки по новому ГОСТУ? Как заверять трудовые книжки по новому ГОСТУ, а также подтверждать соответствие копий иных документов (выписок из документов) подлинникам, указано в . Можно сказать, что новый ГОСТ по заполнению трудовых книжек существенно не изменил действующий в 2018 году порядок.

Указанная выше заверительная надпись применяется и в новых стандартах оформления копий документов. Но есть и нововведение. Теперь, если копия документа выдается для представления в другую организацию, заверительная надпись дополняется сведениями о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №.

Как заверяется копия трудовой книжки — образец 2019 года.

Новые требования законодательства

Давайте посмотрим основные правила, как заверять копии трудовых книжек. Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (как заверять трудовые книжки с 1 июля 2019 года и образец смотрите ниже), должна быть вручена не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника. Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка заверяется следующим образом: Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2019 года и как это было раньше

Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу. Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника.

Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление. Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.
Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно» или «Копия верна».

При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку. Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата.

Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля 2019

Если заверяете документ для другого юрлица, то дополнительно указывайте место хранения оригинала.

Формулировку, соответствующую новым правилам заверения трудовых книжек, вы можете найти в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Укажите реквизиты конкретного дела, в котором хранится трудовая книжка работника. Некоторые фирмы хранят трудовые книжки работников без номенклатуры дел в сейфе и другом месте, обеспечивающем безопасность хранения.

В этом случае в заверительной надписи достаточно название фирмы. Приведем образец заверения трудовой книжки по новым правилам: “Верно.

Подлинник трудовой книжки находится в ООО “Гамма”в деле № 152 за 2019 год”. Инспектор по кадрам Иванова А.А. (Иванова А.А.) 25.06.2019» Образец заверения копии трудовой книжки по новым правилам Новые правила заверения трудовых книжек по ГОСТ Р 7.0.97-2016 вы можете начать использовать уже сейчас.

Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам

Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ.

Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник.

Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

Изменения, появившиеся в 2019 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления.
Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ.

Правила заверения копий трудовых книжек в 2018 году и с 2019 года

Отметка «Копия» проставляется на первом листе, а на последнем отмечается, что она заверена. Эти действия производятся при создании копии как для внутреннего, так и для внешнего пользования.

Далее начинаются различия. Копия для внутреннего пользования, а до 1 июля 2019 года её можно использовать и для выдачи сотруднику, оформляется так: Вносится запись «Верно», на следующей строчке указывается должность сотрудника, который подготовил эту копию. Ему также следует расписаться и расшифровать свою подпись.

Работнику копия трудовой книжки может понадобиться для предоставления в различные ведомства и организации. В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ, копию нужно выдать сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента его обращения.

По новым правилам ГОСТ Р 7.0.97–2016 под отметкой «Верно» и подписью уполномоченного лица нужно сделать запись о месте хранения оригинала трудовой книжки.

С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками

1 июля 2019 года начинает действовать , изменивший правила, по которым организации-работодатели заверяют копии. Фактически этим документом чиновники вводят в работу кадровиков новый «Национальный стандарт Российской Федерации.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

После его вступления в силу работодателям придется обязательно ставить в копиях трудовых книжек и других первичных документов работников, направляемых в сторонние учреждения и компании, отметку о том, где хранится оригинал. Также меняется формулировка заверения копии документа, которая остается внутри организации.

По новому ГОСТу представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее не просто словом «Верно», а указать в записи свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии.

С первого июля 2019 года заверять копию трудовой книжки нужно по правилам нового ГОСТа

Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003).

Заверение трудовой книжки выглядит так.

Ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения.