Как вести регистрацию входящей и исходящей корреспонденции

Обработка входящей корреспонденции

Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи. Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения. Пример 1 СвернутьПоказать Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм – «Дипкурьер».

Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел (шутка)! Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор».

как вести входящую и исходящую корреспонденцию?

Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения.

Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы: * Номер (№) документа * Дата (ч. м. г. ) регистрации * Кому направлен документ (от кого поступил) * Тип регистрируемого документа * Описание _____________________ На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата.

На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ.

Как входящие, так и исходящие документы могут носить информационный характер или определены руководителем для исполнения.

Как вести учет исходящих писем

Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Инфо Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота.

Регистрация исходящих документов

Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться!

До подписи письмо – не письмо, а только его проект. — коммерческие предложения; — рекламные материалы; — прайс-листы, — поздравления; — приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается). Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то подлежит сопроводительное.

То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой.

Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо. На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма: _____________ № _______ Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу.

Во всяком случае, официально.Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации.
Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя.

Факты создания и отправки писем тоже документируются.

В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса.

Порядок ведения регистра входящих и исходящих документов

Требования к оформлению документов» <1.> В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности.К основным графам регистрационного журнала относят следующие пункты:

  1. Наименование корреспондента (ФИО, название организации);
  2. Вид документа;
  3. Дата поступления/отправки документа;
  4. Исполнитель.
  5. Регистрационный номер;
  6. Тема/содержание письма;

Допускается наличие дополнительных граф, например:

  1. Кем подписано;
  2. Примечание и т.п.
  3. Способ доставки письма или пр.;
  4. Отметка об исполнении;
  5. Резолюция;
  6. В дело №;
  7. Количество страниц;

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

  1. информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
  2. поздравительные письма и телеграммы;
  3. пригласительные билеты.
  4. рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Регистрация входящих документов

Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке.

Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:

  1. рекламные издания.
  2. бандероли;
  3. письма, в том числе, заказные;
  4. газеты и журналы;
  5. пакеты;

Но, чтобы не засорять архив и не хранить ненужную макулатуру, не все виды входящих документов необходимо регистрировать.

осуществляется с целью их учета и контроля исполнения. Поэтому нецелесообразно регистрировать всю входящую корреспонденцию, имеющую справочный или ознакомительный характер, не требующую исполнения.

Инструкция по делопроизводству, разработанная на предприятии, должна содержать перечень тех документов, в регистрации которых нет необходимости.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения.

Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:

  1. Номер(№) документа
  2. Описание
  3. Тип регистрируемого документа
  4. Дата (ч.м.г.) регистрации
  5. Кому направлен документ (от кого поступил)

На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата. На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ.