Оформление трудовых книжек в филиалах

У нас в Обществе есть ОП Книга учета и хранения трудовых книжек находится в главном офисе. В обособленном подразделении работники расписываются в приказах об увольнении что получили трудовую книжку лично на руки такого то числа. Допустимо ли это? Можно

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п.40, 41 Правил № 225 О трудовых книжках). Таким образом, в общем случае, при увольнении работник ставит свою роспись в книге движения трудовых книжек, которая подтверждает, что он трудовую книжку на руки получил.

К сожалению, Трудовым кодексом или иным подзаконным актом не урегулирован вопрос о постановке на учет, хранении и выдачи трудовой книжки в обособленных подразделениях организации. Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

Она может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. Децентрализованная позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в обособленных подразделениях. В таком случае вводят дополнительную книгу учета движения трудовых книжек организации для ее ведения непосредственно в обособленном подразделении.

Печать филиала в трудовой книжке

Ситуация: «Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации. При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации.

Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения. Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

Как сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу в подразделение или филиал

В этом случае наиболее приемлемый вариант – это предоставление руководителем основного отдела необходимых полномочий начальнику филиала. Он сможет подписывать бумаги, принимать на работу и увольнять сотрудников.

Рекомендуем прочесть:  Виды наказаний с лет статьи

Запись в трудовую книжку при приеме на работу в филиал осуществляется руководителем филиала (в трудовой книжке руководитель филиала выступает в роли начальника отдела), если ему предоставлены такие полномочия.

Нужно подписать несколько документов:

  1. трудовой договор с руководителем филиала,
  2. доверенность,
  3. положение о филиале.

Наиболее часто прием на работу осуществляет юридическое лицо – начальник основного отдела учреждения.

Ведение и хранение трудовых книжек работодателем

N 225 «О трудовых книжках».

В трудовой договор, который оформляется при приеме на работу, вписывается в качестве работодателя основное предприятие и юридическое лицо.

Согласно раздела VI указанных Правил, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся: а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Как вести кадровую документации в филиале компании

При этом компания сама решает, оставлять ли документы по личному составу в территориальном архивном учреждении или передать их в архивный фонд головной организации, а также как принять документы, которые существуют в электронном виде, как организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, и т.п.

Целесообразно привлечь к плану ликвидационных мероприятий ИТ-подразделение и бухгалтерию, поскольку иногда все расчетные и учетные информационные системы на сервере филиалов списываются, в то время как первичные учетные документы в этих системах должны храниться минимум 5 лет. Поскольку все процессы ликвидации, реструктуризации, слияния и поглощения предусматривают большие организационные мероприятия по работе с документами, уже при наличии плана мероприятий служба делопроизводства организует все работы по архивно-технической обработке документов, передаче в архивное учреждение, перевозке в головную организацию и т.п.

Как оформить прием сотрудника в филиал организации?

Трудовая книжка: Утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ТРУДОВАЯ КНИЖКА . Сведения о работе Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись № записи число месяц год 1 2 3 4 Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа») Название юридического лица (головной офис) 1 27 02 2013 Принят на работу на должность бухгалтера Владимирского филиала Приказ от 27.02.2013 № 14-к Записи, которые необходимо внести в трудовые книжки работников филиала: 1. О реорганизации учреждения в форме присоединения.

Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа») реорганизовано путем присоединения к обществу с ограниченной ответственностью «Торговая фирма «Гермес»» (ООО «ТФ «Гермес»») Приказ от 13.10.2011 № 2 2.

Хранение трудовых книжек

Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах).

Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности). Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве).

В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения*. Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

Как осуществляется прием на работу в обособленное подразделение?

На законодательном уровне то, каким образом должен осуществляться учет персонала в организациях с отдельными подразделениями, не установлено.

Поэтому право выбора, в чьи обязанности будет входить прием и увольнение кадров обособленного подразделения, кто должен будет издавать распоряжения, касающиеся трудовой деятельности, где хранятся и кем заполняются трудовые книжки и т.п., предоставляется нанимателю. Если филиалов и представительств в организации относительно немного, а, следовательно, и штат небольшой, то кадровое делопроизводство зачастую осуществляется централизованно.

Такой организацией документооборота предусматривается следующее: вся кадровая документация (распоряжения, приказы, трудовые договоры, акты и т.п.) заверяются руководителем предприятия; вся документация, включая трудовые книжки, находится на хранении в главной организации; ведение кадровых документов и их передача в головную компанию осуществляются одним из сотрудников обособленного подразделения.

Передача трудовой книжки в обособленное подразделение

Таким образом, ответим на ваши вопросы: Да, нужно.

Зарегистрировать организацию можно будет по адресу почтового отделения Минэкономразвития подготовил законопроект, вносящий изменения в правила регистрации юрлиц.

Так, в частности, в качестве адреса места нахождения компании можно будет использовать адрес отделения почтовой связи.

< … выдать увольняющемуся работнику копию сзв-м нельзя согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, сзв-м и сзв-стаж).> Однако эти формы отчетности списочные, т.е.

содержат данные обо всех работниках.